Секреты успешной стратегической сессии для тех, кто дома

как наша команда провела общую планерку с годовым планированием и получила результат

Евгений Чекушкин
co-founder livedigital

Эксперт статьи:

В начале года мы неизбежно сталкиваемся с вопросами планирования: как расставить приоритеты, распределить ресурсы и наметить стратегию?

Стратсессия кажется идеальным решением. Объединить и подружить отделы, создать единое видение рабочего процесса и зарядить команду на продуктивный год.
Всё здорово, пока не превращается в ХАОС.

Участники опаздывают, кто-то не может подключиться из-за плохого соединения, важные идеи теряются, и в итоге всё заканчивается набором расплывчатых обещаний.

Бывает и хуже: поинты не принимаются, все начинают хаотично кричать, пытаясь доказать свою правоту, как на аукционе, где лот — ваше терпение. Кто-то выключает камеру, оставив на аватарке кота, а один особо креативный участник предлагает решить все кардинально и начать с начала.

Когда сотрудники работают удаленно, а новые вызовы требуют быстрых и точных решений, стратегическая сессия становятся настоящим испытанием.

Так возникают основные вопросы:

• Как удержать внимание команды, когда за экраном всегда есть соблазн отвлечься?
• Как обеспечить вовлеченность каждого участника, чтобы никто не остался в стороне?
• Как организовать голосование, чтобы оно было быстрым, прозрачным и объективным?
• Как стимулировать генерацию идей, избегая банальных решений и дежурных предложений?
• Как зафиксировать ключевые идеи, чтобы они не остались в прошлом онлайн-встречи?

Перейдем к главному — что мешает собрать удалёнщиков в одном месте и как эти помехи устранить:

livedigital можно использовать на десктопе, планшете и телефоне

2. Потеря фокуса

Будем честными, онлайн-стратегическая сессия — это долго. Длительные обсуждения, отклонения от основной темы, отсутствие четкого плана — все это приводит к тому, что ключевые вопросы остаются нерешенными. Только представьте, сессия, которая должна быть посвящена разработке новой программы обучения, внезапно может превратиться в обсуждение проблем маркетинга или технической поддержки. Итог —потраченные впустую часы и отсутствие результатов.

Как такого не допустить? Расскажем на опыте стратегической сессии livedigital:

1.Назначьте модератора встречи. Его главные задачи: выставлять таймеры для выступлений, напоминать о регламенте и следить за дискуссией в реальном времени, направляя участников в нужное русло, если они отклонялись от темы.

2. Дайте участникам поработать небольшими командами. Мы разделили участников стратсессии на группы, и каждой из них были выданы одни и те же вопросы, которые прорабатывались отдельно. Это позволило повысить фокус и эффективность работы каждой группы, так как участники могли углубиться в конкретную задачу, не отвлекаясь.

3. Интерактивные элементы - ключ к вовлечению. Встроенные опросы и совместные доски для визуализации вовлекли участников и возвращали их внимание к основным темам.

Например, мы вместе работали над доской идей в Miro. Каждый человек мог добавить свой стикер с предложением, а другие участники оценивали его и голосовали "за" или "против" через опросы.

В нашем случае "пальчик вверх" означал, что идея одобрена, "палец вниз" - идея не прошла предварительную модерацию, "огонек" - идея классная, но "на потом".

Функция “Сессионные залы” в livedigital

3.Визуализация и фиксация результатов

Одна из ключевых трудностей при проведении стратсессий онлайн — отсутствие удобных инструментов для наглядного отображения идей, планов и данных. В оффлайн-формате команда может использовать флипчарты, маркеры, стикеры и доски, что позволяет быстро фиксировать мысли и видеть общую картину. В онлайне без подходящих решений это становится практически невозможным, что приводит к потере структуры обсуждения и снижению продуктивности.

К счастью, эта проблема решается с помощью интеграции современных инструментов для совместной работы. Платформа livedigital уже включает интеграцию c Miro — сервисом для визуализации и коллективной работы.

Благодаря этому мы смогли:

• Одновременно работать на одной виртуальной доске, добавляя стикеры, схемы и комментарии в реальном времени
• Создавать карты идей, чтобы структурировать обсуждение и выделять ключевые приоритеты
• Использовать готовые шаблоны для стратегического планирования, SWOT-анализа
• Фиксировать результаты обсуждений в наглядной форме, чтобы ничего не потерялось
• Комментировать и дополнять идеи коллег

Сохранить всю историю стратсессии тоже легко! Все материалы и записи доступны в одном месте, что обеспечивает удобство для всей команды и позволяет быстро находить нужные данные, не тратя время на поиск по разным каналам или платформам. Это делает процесс работы после стратегической сессии более слаженным и эффективным.

Если кому-то из участников удобнее просматривать текст, а не видео, они могут воспользоваться функцией автоматической транскрибации, чтобы перевести аудио в текстовый формат.